清掃の外注さんが、写真だけ撮って3分で帰る。
過去に、実際にありました。
本人を責める話ではありません。
見ていない仕組みのほうに問題があります。
いまは、AI（Claude Code/ Fable）に作ってもらったアプリで、この問題が消えました。
外注さんの報告も、報酬明細も、支払いの準備も、全部そのアプリの中で回っています。
月額のツールは使っていません。
今日は、そのアプリに何を入れたか——設計を全部書きます。
同じものが欲しい人は、この記事をそのままAIに渡してください。
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清掃の外注に必ず発生する、3つの仕事
レンタルスペースを運営すると、清掃の外注さんは必須です。
そして必ず、この3つが発生します。
清掃の報告を受ける
報酬の明細を作る
お支払いする
この3つは、店舗が増えるほど重くなります。
私はここを全部、アプリに渡しました。
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予約: 外注さんが自分でカレンダーを埋める
清掃の時間が固定の場合を除き、外注さんが自分で時間を取れるようにします。
アプリをGoogleカレンダーに連携させて、外注さんが「店舗・日にち・時間」を選んで予約する形です。
空いている時間だけが選べて、埋まっている枠は取れません。
うちは清掃を2種類に分けています。
通常清掃: ふだんの清掃
特別清掃: 月1回。エアコンやヨガマットなど、普段手が回らないところ
その月に特別清掃がまだなら、アプリのホームにバナーが出ます。
やったら翌月まで消える。
「今月やったっけ?」を人間が覚えなくていい形にしました。
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当日: 開始ボタンから、チェックリストへ
清掃当日、外注さんはまず「清掃を開始する」を押します。
これで開始時刻が記録されます。
そのあとはチェック項目です。
机の掃除、床の掃除機
ホワイトボードをきれいに
備品の補充、使えないものの入れ替え
トイレ掃除、トイレットペーパーとティッシュの補充
機材が壊れていないかの確認
スーパーのトイレに貼ってある、あのチェック表のイメージです。
全部チェックしないと完了できません。
写真報告もセットです。
うちは「10枚くらい」を目安にしています。
それから忘れ物。
これ、本当によくあります。
写真を撮って「こういう忘れ物がありました。どこに保管しています」と報告できる欄を作りました。
お客様から問い合わせが来たとき、写真を見せて「これですかね?」がその場でできます。
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送信ボタンが、そのまま抑止力になる
報告を送信すると、終了時刻が記録されます。
つまり、清掃に何分かかったかが残る。
冒頭の「3分で帰る」は、この記録がなかった頃の話です。
時間が残るようになってから、この問題はなくなりました。
監視したいわけではありません。
ちゃんとやっている人が、ちゃんと見える。
それだけで十分でした。
報告が完了すると、店舗のLINEグループに通知が飛びます。
清掃の内容、滞在時間、忘れ物、コメント。
写真はGoogleドライブの店舗別・日付別フォルダに保存されて、通知のリンクから見られます。
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現場で起きる「例外」も、アプリの中に入れる
運用してみると、例外のほうが手間を食うことが分かります。
だから例外こそアプリに入れました。
緊急対応
「リモコンの電池が切れた」「ゴキブリ対策グッズを置いてほしい」。
私が金額付きで依頼すると、担当者のホームに🚨で出て、完了報告すると報酬に自動反映されます。
消耗品の購入
レシートの写真と金額を入れると、報酬明細に自動で合算されます。
現金を先に渡している店舗では、残高が自動で減っていきます。
中断からの復帰
アプリの不具合で再読み込みされてしまい、報告が最初から——という不具合がありました。
いまは操作のたびに端末に保存されて、開き直すと「続きから再開しました」と出ます。
こういう細かい穴を1つずつ塞げるのが、自作アプリのいちばんの強みです。
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報酬明細は、締め日にAIが自動で作る
ここがいちばんうれしいところです。
明細には宛名、支払う側の名前、インボイスのT番号。
行には「○月○日 通常清掃」「○月○日 消耗品購入費 〇〇円」と並びます。
そして毎月1日になると、アプリが報告ログから各自の支払通知書に自動で転記します。
PDFとスプレッドシートで、Googleドライブに入ります。
人間がやるのは、目を通すことだけ。
おかしいところがあれば直して、確定して、送って、振り込む。
月末の明細作りが、ゼロになりました。
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まとめ: 外注さんにはURLを送るだけ
できあがったら、外注さんにアプリのURLを送って「今日からこれでお願いします」で運用開始です。
ログインもインストールもありません。
予約はGoogleカレンダー連携（空き枠だけ選べる）
当日は開始→チェックリスト→写真→送信
滞在時間が残る（これが抑止力になる）
忘れ物・緊急対応・レシートも報告欄に
報酬明細は締め日に自動生成、人間は確認だけ
レンタルスペース運営の「地味に重い部分」は、だいたいこの清掃まわりです。
そこがアプリ1つで消えました。
同じ仕組みが欲しい方は、この記事をそのままAIに渡して「これを作って」と言ってみてください。
いまは、本当にそれで動くものが出てきます。