レンタルスペースの月初の作業が、朝のうちに終わりました。
| 月初の作業 | 中身 |
|---|---|
| 1. 定期利用のお客さま | 支払いの確認・請求書・領収書 |
| 2. 外注さん | 報酬の計算・明細・支払い |
| 3. 売上と利益の集計 | 予約サイトの売上・定期の売上・入金の集計 |
AIに任せる前は、毎月1日がこの3つでつぶれていました。
11月1日は、朝9時すぎに全部終わりました。
ぼくがしたのは、AIの質問への返事と、送る前の確認と、振込だけです。
しかも、集めた数字は、そのまま月別のグラフになります。
月初の時間が、今月の対策を考える時間に変わりました。
この記事では、ビフォー・アフターと、任せる前に決めておく3つを書きます。
この記事を書いた人
この記事は、23店舗を出し、定期のお客さま15名への請求と外注さん7人への報酬を、朝のうちに終わらせたきくりんが書いています。
面倒なのは、集計だけじゃない
月初の作業は、売上の集計だけではありません。
定期利用のお客さまへの請求と、外注さんへの支払いも続きます。
| 作業 | ビフォー(手作業) | アフター(AI) | ぼくに残ったこと |
|---|---|---|---|
| 売上集計 | 予約サイトごとにダウンロードして、店舗ごとに手入力 | 店舗とジャンル別に1つの表にまとめる | AIが取れないサイトのデータを渡す |
| 定期利用 | 入金の確認・カレンダーから計算・割引・請求書・領収書・メッセージ | 全部 | 質問に答えて、送る前に見る |
| 外注さん | 報告の確認・明細・メッセージ・振込 | 報告とLINEの照合・明細・メッセージ・振込の一覧 | 振り込む |
| 月別の推移 | 手が回らない | 先月までの表に足して、グラフを更新 | グラフを見て、次の手を決める |
ぼくは最大で23店舗を運営していたので、ビフォーは本当に面倒でした。
レンタルスペース仲間との会話でも、よく聞きます。
- 「売上と利益の集計が毎月面倒」
- 「領収書の発行が、地味に面倒」
- 「メールとカレンダーから売上を出そうとしたら、量が多すぎて途中でやめた」
AIが得意なのは、まさにこの「集めて、そろえて、突き合わせる」作業です。
ぼくの手に残ったのは、「決めること」と「お金を動かすこと」だけでした。
例えば、ぼくはClaude Codeに、この4つを別々に頼んでいます。
1つが終わるのを待たずに、同じ朝に4つ同時に進みます。
定期利用のお客さまの請求も、AIで回る
定期利用者専用のマイページ(デモのお客さまの画面)
定期利用は、店を安定させてくれる一方で、月初の手間がいちばんかかるお客さまです。
利用の回数も、支払い方法も、人ごとにちがうからです。
| 流れ | AIがやること | ぼくがやること |
|---|---|---|
| 1. 先月分の入金 | 銀行・PayPay・カードの履歴と突き合わせる | なし |
| 2. 未払い・二重払い | 一覧にして聞いてくる | どうするか決める |
| 3. 今月の請求 | カレンダーから回数を数え、割引を当てて請求書とメール文を作る | 中身を見る |
| 4. 送信 | OKのあとに送り、届いたかまで確かめる | OKを出す |
さらに、ぼくは定期利用者専用の「マイページ」をAIで作成しました。
これにより、お客さまが自分でできることが増えました。
| お客さまが自分でできること | 店がしなくてよくなること |
|---|---|
| 今月の利用回数と、見込みの金額を見る | 金額を1人ずつ伝える |
| 請求書を見て、そのままカードで払う | 支払いのリンクを送る |
| お休み・日時の変更・追加の予約 | 予約を手で直す |
| 入金のあとに、宛名を変えて領収書を出す | 領収書を作って送る |
領収書の宛名と但し書きは、お客さまが自分で入れられます(デモの画面)
請求書もマイページに届きます。
月初のぼくの仕事は、AIが作った請求を確かめて「公開する」を押すだけです。
定期利用そのものの集め方は、こちらに書いています。
外注さんの報酬は、報告とLINEを突き合わせる
清掃などの外注さんの報酬は、「報告の漏れ」と「二重」がいちばんこわいです。
払いすぎも、払い忘れも、信頼をなくします。
ぼくの店では、外注さんの報告を、AIで作った報告アプリで受けています。
| 報告アプリでできること | だれが |
|---|---|
| スマホで清掃のチェックと写真を送る | 外注さん |
| 報告をその店のLINEグループに届ける | アプリ |
| 毎月1日の朝9時に、先月分の報酬を確定する | アプリ |
| 自分の報酬明細を見て、PDFで保存する | 外注さん |
それでも、アプリへの報告し忘れや、LINEだけでの連絡は起きます。
だから、AIにはアプリの記録だけでなく、LINEのやりとりも読ませます。
| AIが拾うこと | よくある例 | ぼくがやること |
|---|---|---|
| LINEだけの報告 | アプリに出し忘れた清掃 | 足すか決める |
| 同じ日の2回の報告 | 二重に送った報告 | どちらを残すか決める |
| 立てかえのレシート | ゴミ袋・消耗品 | 払うか決める |
明細は、振込が終わってから送るようにしました。
「明細は届いたのに、まだ振り込まれていない」という行き違いが起きないからです。
月別のグラフにすると、締めが分析になる
締めの数字は、その月だけ見ても、よかったのか悪かったのか分かりません。
先月や去年と比べてはじめて、意味が出ます。
おすすめは、全部の数字を「1つの表」に入れることです。
列はこの7つで足ります。
| 列 | 入れるもの |
|---|---|
| 月 | 2026年10月 など |
| 事業 | レンタルスペース・ほかの副業 |
| 店舗 | 店の名前 |
| ジャンル | ダンス・撮影・会議室 など |
| 何の数字か | 売上・利益・件数 |
| 金額 | 数字 |
| 状態 | 見込み/確定 |
この形にしておけば、売上・利益・店舗・ジャンルを切りかえて見られるグラフを、AIが作ってくれます。
毎月1回、AIが新しい月の行を足すだけで、グラフも新しくなります。
例えば、ぼくの店では、見込みの段階で2つのことが分かりました。
- 撮影の店が、先月の赤字から黒字に戻った
- ある1店が、続けるかを考える目安を下回りそう
月初の朝に、次に手を入れる店が決まりました。
任せる前に決めておく3つ
| 決めること | 理由 |
|---|---|
| 1. 数字の置き場所を1か所にする | 予約サイトごとに表を分けると、AIも毎月迷う |
| 2. 見込みと確定を分ける | 精算書などはあとから届く。先に見込み、届いたら上書き |
| 3. お金と外に送るものは、どこで止めるか | ぼくは送る前と振り込む前だけ自分で見る |
3つめは、店ごとに決めてかまいません。
ただ、お客さまの名前や連絡先をAIに渡すことになります。
使うAIの規約やデータの扱いを確かめたうえで、ご自身の責任で決めてください。
ぼくは任せていますが、不安なら、名前を伏せて集計だけ任せる道もあります。
まとめ
月初の作業をAIに任せて分かったのは、この3つでした。
- 面倒なのは、集計・定期の請求・外注さんの支払いの3つが重なること
- AIが集めて突き合わせ、ぼくには「決める」と「払う」だけが残る
- 1つの表に入れておけば、締めがそのまま月別の分析になる
1日つぶれていた月初が、朝のうちに終わります。
残りの時間で、「今月どうするか」を考えられます。
あなたの店の月初の作業、いちばん時間がかかっているのはどれですか?
まずはその1つだけ、AIに頼んでみてください。
ジャンル選びから物件探し、出店、撤退まで。23店舗の数字といっしょに、教科書にぜんぶ書いています。
レンタルスペース経営の教科書
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