レンタルスペースを運営代行業者に任せて、1年がたちました。
結果は、こうでした。
- 売上は、自分で運営していたころより約8%増
- 利益は、約3割減
- 伸び悩んでいた部屋は伸び、強かった部屋は落ちた
運営代行とは、予約の受付・お客さまの問い合わせ・清掃の手配・価格設定まで、お店の運営をまるごと任せられるサービスのことです。
手間はほぼゼロになります。
そのかわり、売上の一部を手数料として払います。
この記事では、任せてよかったこと・気をつけることを3つずつ書きます。
あわせて、代行の仕事のうち、AIで代わりにできるようになってきた3つも書きます。
最後に、任せる前に確かめたい5つの確認リストを付けます。
この記事を書いた人
この記事は、23店舗を出し、そのうち一部を1年間、運営代行業者に任せてきたきくりんが書いています。
任せた部屋の毎月の精算書と、自分で運営していたころの数字を、同じ月どうしで比べてきました。
売上100のうち、利益は18
まず、お金の流れです。
運営代行に任せると、売上は代行会社でいったん受け取られ、いろいろ引かれたあとに振り込まれます。
委託したぼくのスペースの10か月では、売上を100とすると、こうでした。
| 代行に任せた場合 | 自分で運営した場合 | |
|---|---|---|
| 売上 | 100 | 100 |
| 予約サイトの手数料 | 31 | 31 |
| 代行の手数料 | 10 | 0 |
| 清掃・備品 | 6 | 6 |
| 手元に入るお金 | 53 | 63 |
| 家賃 | 35 | 35 |
| 利益 | 18 | 28 |
※自分で運営した場合は、清掃を同じ単価で外注した前提の計算です。
代行の手数料は「売上の10%」でも、清掃と備品を足すと、代行側を通るお金は売上の約16%になります。
そして利益は、28から18へ、3分の1ほど減ります。
ここで大事なのは、この10の差を、売上の伸びで取り返せるかどうかです。
1年の結果: 売上は8%増、利益は30%減
同じ月どうしで、自分で運営していた年と、任せた年を比べました。
| 時期 | 売上の伸び | 利益の変化 |
|---|---|---|
| 春(2〜6月) | ほぼ同じ(+1%) | −48% |
| 夏(7〜8月) | +10% | −20% |
| 12月(いちばんの繁忙期) | +6% | −12% |
| 1〜8月の合計 | +8% | −32% |
※売上は予約サイトの手数料を引いたあと。利益は、自分で運営していたころにも清掃と備品の費用を同じだけ引いて、そろえています。
売上は伸びました。
でも、伸びた分より、手数料のほうが大きかった、という結果です。
ただ、月を追うと、差は縮んでいます。
春は −48% でしたが、夏は −20% まで戻りました。
任せた最初の半年は、新しい掲載がまだ育っていなかったのだと思います。
(スペースの掲載ページを新しくする必要があるため)
今回委託したスペースは、パーティスペースでした。
パーティースペースは、12月がいちばんの稼ぎどきです。
12月の売上はほかの月の約2倍で、10か月の利益の35%を12月だけで稼いでいました。
この1か月をどう取るかで、1年の結果がほぼ決まります。
よかったこと3つ
1. 運営の手間が、ほぼゼロになった
予約の受付、お客さまの問い合わせ、清掃の手配、価格設定、レビューへの返信。
これを全部任せられます。
例えば、ぼくがやっているのは、毎月の精算書を見ることくらいです。
ほかの店を増やしたり、別の仕事に時間を使ったりできるのは、この形のいちばんの価値です。
2. 伸び悩んでいた部屋が、伸びた
自分で運営していて売上が伸び悩んでいた部屋は、任せたあと、売上が30〜75%伸びました。
任せるときに、コンセプト・内装・家具を見直して、掲載の写真・説明・プランも作り直しています。
例えば「3時間以上の割引」「6時間以上はさらに割引」のような長時間のプラン、ゲーム機やプロジェクターの無料の貸し出しです。
自分ひとりでは手が回らなかった所を、まとめて直してもらえました。
3. 繁忙期の価格設定
繁忙期にいかに利益を出すかがパーティスペースでは重要です。
12月は、クリスマスの週の料金を、ふだんの数倍に上げています。
多くのレンタルスペースを運営代行しているノウハウで、うまく繁忙期の利益を獲得してくれます。
気をつけること3つ
1. 手数料の分を、売上の伸びで取り返せるか
上の表のとおり、代行の手数料10%、利益は減ります。
ポータルサイトの手数料を引かれる前の売上の10%です。
自分で運営したときと利益を同じにするには、売上が約19%伸びる必要があります。
計算は、こうです。
必要な売上の伸び = 代行の手数料 ÷ (100 − 予約サイトの手数料 − 代行の手数料 − 清掃・備品)
例えば、10 ÷ (100 − 31 − 10 − 6) = 10 ÷ 53 ≒ 19%。
売上が19%伸びなければ、手間を買うために、利益の一部を払っている形になります。
それで納得できるかどうかを、先に決めておきます。
2. 自分で回して強かった部屋は、落ちることがある
ぼくの場合、自分で運営していたころに強かった部屋は、任せたあと、売上が9〜18%落ちました。
理由として考えられるのは、2つです。
- 代行会社のアカウントで掲載を作り直すと、それまでのレビューと検索の順位が、ゼロからになる
- 料金とプランが、どの部屋も同じ型になりやすい(部屋ごとの強みが料金に出にくい)
強い部屋ほど、自分で育てたレビューと、部屋に合わせた料金が効いていた、ということです。
3. 入室の案内は、自分の目でも見る
任せていると、お客さまが入室するまでの流れが見えにくくなります。
例えば、鍵の番号の案内ちがい、Wi-Fiの案内ちがいを、ぼくはお客さまのレビューで知りました。
掲載の説明が、オープン時の「NEW OPEN」のまま残っていたこともあります。
代行会社が悪いのではなく、たくさんの部屋を同じ仕組みで回すと、どうしても起きることです。
月に1回、お客さまのつもりで、掲載と入室の案内を上から順に見るようにしています。
代行の仕事のうち3つは、AIでも回せるようになってきた
運営代行に払う手数料は、手間の代わりです。
その手間のうち、次の3つは、AIで代わりにできることが増えてきました。
1. お客さまの対応
予約時の案内・リマインド・レビューのお礼など、お客さまに送る文の多くは決まった文です。
AIに下書きや送信を任せると、人が考えるのは、判断が要る問い合わせだけになります。
例えば、ぼくの店で予約サイトのメッセージを調べたら、こちらから送る文の8〜9割が決まった文でした。
電話もAIの自動応答で受けて、急ぎの用件だけがLINEに届くようにしています。
2. 価格の調整
先の予約が薄い日を見つけて、料金を上げ下げする仕事です。
予約の入り方と、近くのスペースの料金をAIに読ませれば、どの日をいくらにするかの案まで出せます。
例えば、ぼくの店では、毎週月曜にAIが予約の状況をまとめて、先の予約が薄い週だけ料金を見直しています。
3. 外注さんのマネジメント
清掃の外注さんへの依頼、報告の確認、毎月の支払いの計算です。
報告から支払いの計算までを仕組みにすると、人がやるのは確認と振込くらいになります。
例えば、ぼくの店では、清掃の外注さんがスマホで報告すると店舗のLINEに届き、毎月の支払いの明細まで自動でできます。
一方で、コンセプトや内装の見直し、繁忙期の料金の決め方のように、たくさんの部屋を見てきた経験が効く所は、代行会社の強みです。
手数料を払って丸ごと任せるか、AIで手間を減らして自分で持つか。部屋ごとに選べるようになってきています。
AIの使い方は、各サービスの規約を確かめたうえで、ご自身の責任で進めてください。
任せる前の確認リスト5つ
これから運営代行を考えるなら、契約の前に、この5つを確かめてください。
- 代行の手数料のほかに、引かれるもの(清掃・備品・振込)を全部足すと、売上の何%か
- 売上が何%伸びれば、自分で運営したときと利益が同じになるか(上の計算)
- 任せる部屋は、自分で回して伸び悩んでいる部屋か(強い部屋は、自分で持つ)
- やめるときの条件(最初の1年の違約金・掲載とレビューを持ち出せるか・部屋ごとにやめられるか)
- 初期費用を、入会金(セットアップ費)と部屋への投資(家具・内装)に分けて、何か月で取り戻せるか
5つめは、初期費用を2つに分けて考えるのがおすすめです。
| 初期費用の中身 | お金の性質 | やめたとき |
|---|---|---|
| 代行会社のセットアップ費 | 任せるための入会金 | 戻らない |
| 家具・内装 | 部屋への投資 | 部屋に残る。自分で運営しても使える |
例えば、ぼくは任せるときにコンセプト・内装・家具を変えました。
初期費用は、任せた部屋の売上の約1.5か月分、利益の約8か月分。その約半分がセットアップ費、残りが家具・内装でした。
任せてからの10か月の利益で初期費用は取り戻せましたが、それを引いた利益は約2か月分でした。
ここで、見方を3つ書いておきます。
- 伸びた部屋の伸びが、代行の力か、リニューアルの力かは、分けて見られない。リニューアルが効いていたなら、その効果は自分で運営に戻しても続く
- 続けるかやめるかを決めるときは、すでに払った初期費用を考えに入れない。セットアップ費は戻らず、家具はどちらを選んでも部屋に残るから。比べるのは、これから先の毎月の利益だけ
- 一方で、やめると手放すものもある。代行会社のアカウントに付いたレビューと、代行会社がつけた部屋の名前。写真をそのまま使えるかは、契約で確かめる
▼回収期間の考え方は、こちらに書いています
まとめ
パーティースペースを運営代行に任せた1年は、売上は約8%増、利益は約3割減でした。
ポイントは、この3つです。
- 売上100のうち、手元に入るのは代行で53、自分で63。この差10を、売上の伸び(約19%)で取り返せるか
- 伸び悩んでいる部屋は任せると伸びやすく、強い部屋は落ちやすい
- 任せても、月に1回はお客さまのつもりで掲載と案内を見る
運営代行は、手間をお金で買う仕組みです。
いまは、その手間の一部をAIで減らす道もあります。
あなたの部屋は、手間を減らしたい部屋ですか。それとも、自分で育てたほうが伸びる部屋ですか?
ジャンル選びから物件探し、出店、撤退まで。23店舗の数字といっしょに、教科書にぜんぶ書いています。
レンタルスペース経営の教科書
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